Von Kerstin Auernhammer
Wer auf der Suche nach Büro räumen ist, muss sich zuallererst Gedanken um die Größe machen. Wie viele Mitarbeiter ziehen mit ein, wie viel Platz brauche ich? Dann ist hier natürlich auch die Lage entscheidend. Mitten im Grünen mit viel Ruhe? Oder möglichst zentral, um gut erreichbar zu sein?
Die Größe
Hier gilt es, zwei wichtige Faktoren abzuwägen: Mehr Platz bedeutet gleichzeitig höhere Kosten. Zu wenig Platz bedeutet allerdings ein ungutes Arbeitsklima. Schließlich brauchen Mitarbeiter Raum, um optimal arbeiten zu können. Die technischen Regeln für Arbeitsstätten (ASR) geben folgenden Richtwert vor:
• Zellenbüro mit 1-2 Personen: 8-10 Quadratmeter pro Arbeitsplatz
• Gruppenbüro ab 3 Personen: 10-12 Quadratmeter pro Arbeitsplatz
• Großraumbüro ab 400 Quadratmeter: 12-15 Quadratmeter pro Arbeitsplatz
Für jeden Mitarbeiter sind 1,5 Quadratmeter unverstellte Bodenfläche veranschlagt. Gänge sollten mindestens 0,5 Meter breit sein. Abseits der technischen Anforderungen, kommt es natürlich auf das Business und auf die Zahl der Mitarbeiter an, schließlich will man sich und sein Geschäft ansprechend präsentieren – besonders, wenn Laufkundschaft eine Rolle spielt. Außerdem ist die Raumaufteilung enorm wichtig. Lagerräume, Toiletten, Sozialräume, Besprechungszimmer, Serverraum, in Praxen natürlich auch Behandlungsräume, Labors, Wartezimmer und der Empfangsbereich sollten ausreichend groß und logisch angeordnet sein.
Die Infrastruktur
Je nach Business brauchen Räume ganz unterschiedliche Ausstattungen. Ein Ladengeschäft etwa braucht im Idealfall einen großen Verkaufsraum, um alle Waren ansprechend und übersichtlich präsentieren zu können. Eine IT-Firma wiederum ist auf eine gute Internetversorgung angewiesen. Eine ausreichende Anzahl von Kunden- und Mitarbeiterparkplätzen sollte ebenfalls nicht aus den Augen verloren werden.
Der Mietvertrag
Wenn es daran geht, die genauen Modalitäten des Mietvertrags festzulegen, haben Vermieter und Mieter viel Spielraum. Das ist auf der einen Seite gut, da die Verträge sehr individuell gestaltet werden können. Auf der anderen Seite lauern dabei juristische Fallstricke, die man als Laie gerne übersieht. Hier ist es umso wichtiger, sich gut beraten zu lassen – und sich vor allem genügend Zeit zu nehmen.
Ein Mietvertrag sollte immer schriftlich abgefasst werden. Folgende Punkte sollte der Vertrag umfassen:
• Genaue Ortsangabe
• Genaue Beschreibung des Objekts (inkl. Sonderflächen wie Außenbewirtschaftungsbereich, Sonderstellflächen, Lagerräume etc.), im Optimalfall mit Grundrissen oder Plänen.
• Vollständige Benennung der Vertragsparteien
• Laufzeit
• Höhe der Miete, evtl. wird hier auch schon eine Mietenanpassung festgelegt
• Wer ist für welche Instandhaltungen und Schönheitsreparaturen zuständig?
• Genaue Konditionen (bei Pachtverträgen in der Gastronomie sind manchmal eine Brauerei oder andere Lieferanten vertraglich festgelegt)
• Was passiert mit Einbauten des Mieters nach Vertragsende?
• Wettbewerbsschutz, der Vermieter kann dabei etwa schriftlich versichern, in einem Bürogebäude keine Flächen an die direkte Konkurrenz zu vergeben
• Konditionen für einen vorzeitigen Ausstieg aus dem Mietverhältnis (im Falle von Krankheit, Insolvenz, oder im Todesfall)
Ein Mietvertrag ist nicht in Stein gemeißelt und kann später angepasst werden. Jede Änderung muss dann von beiden Parteien unterschrieben und dem Originalvertrag beigefügt werden.
Seriosität und Bonität bekunden
Wer einen Besichtigungstermin hat, sollte sich gut vorbereiten, um dem Vermieter zu zeigen, dass man ein solider und zuverlässiger Mieter ist. Wer seine Bonität nachweisen kann, liefert dem Vermieter das wohl wichtigste Argument. Dabei ist es hilfreich, die passenden Unterlagen dabei zu haben. Diese Dokumente sollten Mietinteressenten vorzeigen können:
• Kopie des Personalausweises
• Bankauskunft der Hausbank
• Einkommensnachweise
• Bonitätsauskunft (Schufa oder Creditreform)
• ggfs. Handelsregisterauszug
Durchdachte Nachfragen zum Objekt zeugen von Interesse. Für jeden Mieter ist es interessant, wie hoch die Nebenkosten sind.